Datapolitik for Husejerforeningen ved Øster Farimagsgade

Vedtaget af husejerforenings bestyrelse den 28. januar 2019

Husejerforeningen ved Øster Farimagsgades dataansvar i forhold til medlemmerne af husejerforeningerne i Kartoffelrækkerne

Foreningen behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens formål og andre lovlige foreningsmæssige formål.

Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.

Husejerforeningen ved Øster Farimagsgade er den juridiske enhed, der er ansvarlig for behandlingen af dine personlige data.

Husejerforeningen ved Øster Farimagsgade har cvr. nr.: 30025555 og er registreret på adressen Skovgaardsgade 28, 2100 København Ø.

Har du spørgsmål kan du altid kontakte os på kasserer@kartoffelraekkerne.dk.

Husejerforeningens datapolitik i forhold til driften af hjemmesiden https://kartoffelraekkerne.dk og de dertil knyttede nyhedsbreve beskrives i et særskilt dokument på hjemmesiden.

Behandling af personoplysninger
Vi behandler data om dig i forbindelse med, at du:

• Er medlem af Husejerforeningen ved Øster Farimagsgade
• Er medlem af husejerforeningens bestyrelse, er suppleant til bestyrelsen, webredaktør eller har andre tillidshverv i foreningen.
• Vi behandler desuden data om medlemmer af husejerforeningerne for Hallinsgade og I. A. Schwartzgade, der bringes på de to foreningers undersider på kartoffelraekkerne.dk

Foreningen behandler følgende personoplysninger på medlemmer af Husejerforeningen ved Øster Farimagsgade:

Navn på husejere, foreningsadresse (dvs. ejendommens adresse), postadresse for ejere, der ikke bor på foreningsadressen samt evt. telefonnummer og e-mailadresse

Foreningen behandler følgende personoplysninger om medlemmer af husejerforeningerne for Hallinsgade og I. A. Schwartzgade:

Navn, adresse, telefonnummer og mailadresse på bestyrelsesmedlemmer mv. i det omfang den pågældende husejerforening lægger disse kontaktoplysninger på kartoffelraekkerne.dk

Her indsamler foreningen oplysninger fra
Normalt får foreningen oplysningerne fra dig selv eller fra ejendomsmæglere og advokater på dine vegne.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen
• Behandling, der måtte følge af lovkrav
• Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation.

Formål med behandling af personoplysninger:
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling, udsendelse af generalforsamlingsreferat mm.

Offentliggørelse af oplysninger på kartoffelraekkerne.dk vedrørende medlemmer af husejerforeningernes bestyrelser

Offentliggørelse af referater fra generalforsamlinger og bestyrelsesmøder

Samtykke
Foreningens behandling af medlemmernes personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke, idet medlemskab er pligt ifølge servitut på ejendommene.

Referater fra Husejerforeningens generalforsamlinger og eventuelle særligt indkaldte emnemøder kan indeholde navne og andre oplysninger om deltagere, der har ytret sig på møderne. Ønsker man ikke sit navn mv. nævnt i referatet, skal man henvende sig til referenten inden mødet afsluttes.

Videregivelse af dine personoplysninger
Foreningen videregiver ikke personoplysninger til tredjepart bortset fra nedenstående driftsleverandører:

UnoEuro.com: Hosting af kartoffelraekkerne.dk og kartoffelrækkerne.dk
Nordea Bank A/S: Registrering af indbetaling af kontingent
Nets: Betalingsservice, der foretager opkrævning af kontingent

Vi har indgået databehandlingsaftaler med disse selskaber, der sikrer, at data behandles i overensstemmelse med Persondataforordningen.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør ved salg af din ejendom og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn, herunder regnskabsmæssige bestemmelser, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.

Sikkerhed
Vi beskytter dine persondata og har interne foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabet eller at blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse og mod, at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Det er foreningens vurdering, at der ikke behandles persondata, der indebærer væsentlige sikkerhedsrisici ved sikkerhedsbrud, idet de fleste data i forvejen er offentligt tilgængelige.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside.