HØF-bestyrelsesmøde 28. januar 2019. Referat
Mødet afholdtes hos Jesper Linell, Wiedeweltsgade
Til stede fra bestyrelsen: Ingolf Ibus, Webersgade; næstformand Jesper Linell, Wiedeweltsgade; formand Jens-Jacob Paludan, Jens Juels Gade; Gunvor Bjerre, Wilhelm Marstrands Gade; suppleant Anne Christine Dahl Hansen, Wilhelm Marstrands Gade; Gitte Cassias, Skovgaardsgade, kasserer Peter Anderson, Skovgaardsgade; Caroline Wegener Andersen, Høyensgade.
Ikke til stede fra bestyrelsen: Per Laureng, Jens Juels Gade; Susanne Kuehn, Abildgaardsgade; Louise Nørgaard, Eckersbergsgade; Lasse Stæhr, Voldmestergade.
Gæst: webredaktør Randi Rix, Øster Søgade.
DAGSORDEN
1. Valg af referent
Jesper Linell
2. Godkendelse af seneste referat
Ingen bemærkninger til referatet. Proceduren for godkendelse af bestyrelsesreferater blev specificeret:
- Referenten rundsender udkast til bestyrelsen inden 2 uger fra mødet med 1 uges frist for kommentarer.
- Referenten indarbejder eventuelle kommentarer og rettelser, og referatet betragtes herefter som godkendt af bestyrelsen.
- Referenten sender referatet til Peter Anderson, som lader referatet færdiggøre med underskrifter, lægger det på hjemmesiden og distribuerer den færdige version til bestyrelsen inkl. suppleant og hjemmesideredaktør Randi Rix.
Alle deltagere skal nævnes i referatet som værende til stede af hensyn til bestyrelsesansvar. Byggesager nævnes ikke med gadenavn eller nummer. Dagsordenspunktet ændres fremover til: Bemærkninger/spørgsmål efter seneste referat.
3. Nyt fra formanden
a. Gadernes tilstand
Arbejdet med opretning af lunker i Abildgaardsgades vandrender afventer mildere vejr. Indtil videre er der ikke akut reparationsbehov i andre gader.
b. Omskødning af Voldmestergade
Projektet er stoppet efter grundigt forarbejde, som viste, at udbyttet af en omskødning ikke er stort i forhold til sagens kompleksitet (svært at skaffe den nødvendige omfattende dokumentation).
c. Orientering om hjørnehusene mod Øster Farimagsgade
I oktober modtog bestyrelsen via Fællesudvalget for Kartoffelrækkerne orientering fra kommunens Center for Bygninger om, at man havde taget fat på spørgsmålet om hegning mod Øster Farimagsgade, så bygningernes hjørneafskæringer friholdes. Ejerne af hjørneejendomme mod Øster Farimagsgade og husejerforeningerne ville efterfølgende modtage information om, at Center for Bygninger arbejder på sagen, og at der kunne blive tale om pålæg om at bringe hegningen i overensstemmelse med lokalplanen. I nogle tilfælde kunne der faktisk være givet tilladelse til at hegne ud til skel. Det ville vise sig i den høringsfase, der ville blive tale om. I andre tilfælde ville der komme pålæg om at frilægge husenes hjørneafskæringer.
Efterfølgende har Husejerforeningen fået varslet et påbud fra Københavns Kommune om, at der i et konkret tilfælde er etableret et ulovligt hegn mod Øster Farimagsgade. Den pågældende ejendom har også modtaget dette varsel.
Den 12. januar 2019 orienterede formand Jens-Jacob Paludan alle hjørnehusejere ved Øster Farimagsgade om, at forvaltningen nu havde taget dette konkrete skridt. I brevet opfordrede han ejere af hjørnehuse, hvor hjørneafskæringen ikke er friholdt, til at lovliggøre forhaverne efter kommunens retningslinjer eller til at få formaliseret den nuværende udformning.
Forvaltningens varsling om påbud og/eller bestyrelsesformandens brev til hjørneejerne har udløst vrede indlæg mod bestyrelsen og andre på Kartoffelrækkernes facebookgruppe. Det skal understreges, at forvaltningen har taget sagen op på eget initiativ, at forhavernes hegn er omfattet af Lokalplan 115 af 1988 for Kartoffelrækkerne, og at alle forhavers hegn, også hjørnehusenes, formelt set står på husejerforeningens grund.
d. Datapolitik for HØF
Ifølge EU’s persondataforordning (GDPR) er det et lovkrav, at vi udfærdiger en persondatapolitik. Til den ende har bestyrelsens dataansvarlige, Peter Anderson, formuleret tre dokumenter efter forlæg fra Parcelhusejernes Landsforening:
- en datapolitik for Husejerforeningen ved Øster Farimagsgade – som beskriver, hvordan foreningen behandler personoplysninger. Dette politikdokument blev gennemgået, diskuteret og vedtaget af bestyrelsen og er vedhæftet dette referat.
- en intern beskrivelse for behandling af personoplysninger for medlemmer af husejerforeningen, herunder de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er etableret i forbindelse med behandlingen – som skal dokumentere, at foreningen overholder kravene til behandling af personoplysninger.
- en tro- og love erklæring, som bestyrelsesmedlemmer skal underskrive, hvorved de forpligter sig til, når de forlader bestyrelsen, at drage omsorg for ikke længere at besidde foreningsrelateret materiale, der i fysisk eller elektronisk form måtte indeholde persondata. Bestyrelsen besluttede, at denne erklæring skal underskrives allerede ved indtræden i bestyrelsen.
Som konsekvens af persondatalovgivningen skal det på foreningens hjemmeside gøres eksplicit, hvad man går ind til ved at tilmelde sig nyhedsbreve mm., så der kan gives informeret samtykke ved tilmelding.
4. Planlægning af generalforsamlingen i marts
Generalforsamlingen afholdes mandag den 25.marts på Bordings Friskole, Øster Søgade 88. Den starter kl. 19 præcis (bemærk tidspunktet). Indkaldelse uddeles snarest til alle foreningens ejendomme og slås op på foreningens hjemmeside.
5. Nyt fra næstformanden (som kontaktperson for Kartoffelrækkernes Fællesudvalg)
a. Igangværende byggesager
Fællesudvalget har ikke modtaget høringsskrivelser om dispensationer fra lokalplanen siden seneste HØF-bestyrelsesmøde.
6. Nyt fra kassereren
a. Regnskab 2018.
Der var ikke kommentarer til regnskabet, som således forelægges generalforsamlingen.
b. Budget 2019
Det blev bemærket, at budgetposten til hjertestarter er reduceret til 0. Det skyldes, at opsætning af en HØF-hjertestarter er blevet ’overhalet’ af opsætningen af en hjertestarter på vaskeriet på Øster Farimagsgade over for Wiedeweltsgade.
Ved en beklagelig fejl fra bankens side er alle foreningens betalingsserviceaftaler blevet slettet. Det vil derfor være nødvendigt for hver enkelt husejer i forbindelse med 2019-opkrævningen af kontingent at oprette en BS-aftale.
Der var ikke yderligere kommentarer til budgettet, som således forelægges generalforsamlingen.
c. Forestående salg af huse
Peter Anderson var vidende om 4-5 huse under salg eller netop solgt, men det er vanskeligt at lave en udtømmende liste, så der kan være tale om flere.
7. Nyt fra udvalgene
a. Håndbogen for rækkerne
“Kartoffelrækkehåndbogen”, som har været behandlet på de to seneste generalforsamlinger, og som har til formål at vejlede husejerne i forbindelse med ombygninger og vedligeholdelse, er stort set færdigudarbejdet, og materialet offentliggøres på hjemmesiden så snart, det er muligt og inden generalforsamlingen til marts. Center for Bygninger har i efteråret fået tilsendt afsnittet om den administrative praksis af lokalplanen for eventuelle kommentarer og rettelse af faktuelle fejl, men har trods rykkere endnu ikke svaret, og færdiggørelsen af håndbogen kan ikke længere afvente forvaltningens respons. Det er uændret lokalplan 115 af 1988 for Kartoffelrækkerne, der er gældende.
b. Indre bys Lokaludvalg
Ingolf Ibus er vores repræsentant i Lokaludvalget, som har bedt om møde med direktøren for Naturhistorisk Museum om den langvarige lukning af gennemgangen gennem Botanisk Have, adgangen til palmehuset mm.
Den bebudede – og finansierede – anlæggelse af Københavnerrutens supercykelsti, sikring af skolevej mm. i Øster Farimagsgade er blevet ramt af anlægsloft og er udskudt på ubestemt tid.
c. Byggeforeningernes Fællesudvalg
Peter Anderson er vores repræsentant i dette udvalg. På næste møde 6. marts vil han undersøge, hvordan andre byggeforeninger formidler lokalplanbestemmelser.
d. Hjemmesiden
Randi Rix og Gunvor Bjerre meldte at hjemmesiden nu er udstyret med SSL-certifikat til sikring af håndtering af personoplysninger, samt at domænenavnet kartoffelrækkerne.dk – altså med æ – nu fungerer efter hensigten.
e. Trafikgruppen
Gunvor Bjerre og Ingolf Ibus berettede, at gruppen nyligt har holdt møde. Man satser på afholdelse af et borgermøde i ugen 23. – 27. april på Øster Farimagsgade skole, hvortil Lokaludvalget ansøges om støtte. Alle beboerforeninger og institutioner i området inviteres og opfordres stærkt til at komme med idéer og forslag. Fundamentet for arbejdet er den såkaldte superblokidé (et afgrænset område, hvor trafikken reduceres til det minimale og med opprioritering af bæredygtighed og indbydende byrum). Der arbejdes på at lancere idéen som pilotprojekt over for kommunen.
f. Affaldssortering
Jesper Linell sukkede over, at et forsøg på at få et møde mellem Kartoffelrækkernes Fællesudvalg og kommunens afdeling Affald&Genbrug ikke er lykkedes trods løfter og adskillige rykkere herom siden det tidlige efterår, angiveligt på grund af omstrukturering i afdelingen. Formålet med mødet ville blandt andet være at diskutere mulighederne for en mere æstetisk affaldssorteringsordning end de nuværende containere i Øster Farimagsgadeenden.
Et lyspunkt er det, at tømningsfrekvensen for papcontainerne er blevet sat op til tre gange ugentligt: mandag, onsdag og fredag.
g. Vandrørsudskiftning i Webersgade og Voldmestergade
Intet nyt.
h. Loppemarked
Den aftalte dato (8.juni) er pinselørdag, hvilket næppe er hensigtsmæssigt. Caroline Wegener kontakter tovholder Mogens Arngot om ændring af datoen.
8. Nyt fra gaderne
Wiedeweltsgade: Undermineringen i Øster Farimagsgadeenden er endelig blevet repareret.
Jens Juels Gade: Store istandsættelser – som dog pt. ligger stille.
Wilhelm Marstrands Gade: En kælderudgravning præget af stor ordentlighed. Gademøde inden generalforsamlingen. Og gaden har en velfungerende månedlig spiseordning, som understøtter det sociale fællesskab.
Høyensgade: Gademøde inden generalforsamlingen. Gaden har ingen vedtægter, men der arbejdes på en forretningsorden. Der er en meget omfattende ombygning i gang.
Øvrige gader: intet nyt.
9. Dato for generalforsamlingen
Mandag den 25. marts kl. 19:00 præcis på Bordings Friskole.
10. Eventuelt
Intet.
NB: Datapolitik for Husejerforeningen ved Øster Farimagsgade lægges på foreningens hjemmesiden inden udgangen af februar 2019.
