I mødet deltog: Jens Haldager, formand; Henrik Amfelt, kasserer; Rasmus Fehrmann, næstformand; Helle Brøns, best.suppl.; Gunvor Bjerre, Wilhelm Marstrands Gade; Caroline Wegener Andersen, Høyensgade; Jesper Linell, Wiedeweltsgade; Gitte Cassias, Skovgaardsgade; Kim Kirkegaard, Webersgade; Per Laureng, Jens Juels Gade; Lars Oxfeldt Mortensen, Abildgaardsgade; Charlotte Mathiassen, sekretær.
Afbud: Rasmus Pedersen,
Mødet blev afholdt hos: Per Laureng
1. Valg af dirigent
Gunvor Bjerre
2. Valg af referent
Charlotte Mathiassen
3. Godkendelse dagsorden
Dagsorden blev godkendt. Der blev indført punkt e og f under 4
4. Punkter til orientering:
a) One Drive platformen er oprettet. Henrik Amfelt præsenterede den for bestyrelsen. Alle bestyrelsesmedlemmer fik udleveret et log in til platformen med gadenavne i stedet for personlige navne, så log in er lettere at overdrage. Brugeren skal skifte kode første gang, han/hun logger ind. Koden er personlig. Når et bestyrelsesmedlem holder op, mister han/hun adgang til platformen.
One Drive kan give problemer, hvis brugeren også arbejder med den i anden sammenhæng. Henrik Amfelt foreslog, at man bruger en anden browser og vælger et inkognito vindue, der ikke husker koder. Den letteste måde at komme ind på platformen er ved at lave et link eller logge ind på One Drive. Adgang til filer sker via funktionen ’delte’ og ’Husejerforeningen’, hvor der ligger foldere, der i den kommende tid løbende tilføjes filer. Arkivering sker via årmåneddato (f.eks. 20230206). Alle kan oprette eget arkiv under ’mine filer’ for gaden.
b) Det gamle arkiv fra Peter Andersson er ved at blive scannet. Det bliver uploadet til platformen, når scanningen er fuldført. Jesper Linell har sendt elektroniske filer fra de sidste syv år til sekretæren. De ligger nu på platformen.
c) HØF sendte brev til ATK (Automatisk Trafik Kontrol) hos politiet vedr. fartkontrol i Webersgade. Politiet har i et skriftligt svar lovet at udføre den ønskede kontrol indenfor en måned, dvs. ca. inden 10. februar
d) HØF har skrevet til HOFOR med opfordring til HOFOR om at udarbejde en tilslutningsaftale for Webersgade. Processen er i gang. Der er ikke information om, at tilslutningen vil give trafikale gener.
e) Diskussionen med ejeren af et af hjørnehusene mod Øster Farimagsgade fortsætter. Huset er udlejet. HØF er i kontakt med ejeren med pålæg om at genetablere haven/forstykket, der er ejerens og ikke HØFs ansvar.
f) Jens Haldager har talt med vores kontaktperson i Teknik- og Miljøforvaltningen Sidsel Tuxen vedr. svar fra kommunen på HØFs henvendelse. Hun forventer ikke, at kommunen vil inkalde Fællesudvalget til et møde. HØF afventer skriftligt svar. Hvis det bliver negativt, vil HØF overveje at kontakte politikere i Borgerrepræsentationen, da det drejer sig om nærdemokrati. Det sendte brev er kortfattet og enkelt og fokuserer på hjemmel, ikke på enkeltsager. Mødet skal handle om baghaver, hvorom der står noget ret konkret vedr. facader, vinduer osv. i lokalplanen.
Flere bestyrelsesmedlemmer mener, at det ikke er konstruktivt at tage retningslinjer for hegn op med kommunen i denne sammenhæng, da de meget detaljerede hegnsregler fra 2014 er blevet lempet af kommunen. Det er fortsat sådan at der skal søges om en planmæssig tilladelse til ændring af hegn mod gaden, såvel som til etablering og ændring af facader – også bagfacader.
5. Generalforsamling 20.03.2023 kl. 19.00
a) Der var et par kommentarer til årsberetningens sidste version, der nu er blevet indarbejdet i den endelige beretning og sendt til godkendelse af formanden. Den trykte årsberetning med bilag skal være husejerne i hænde senest 4 uger før generalforsamlingen. Der var diskussion, om der skal være et åbent punkt på generalforsamlingen om ladning af elbiler, da det sikkert er et emne, der interesserer mange.
b) Regnskabet for 2022 blev fremlagt ved sidste møde, revideret og godkendt.
c) Budget er blevet tilrettet efter kommentarer og vedtaget.
d) Jens Haldager modtager 400 eksemplarer af bogen om Kartoffelrækkerne den 14.2. Han anmoder gadeformændene om snarligst at hente mindst 20 bøger hver til fordeling blandt nye husejere og beboere, der har mistet bogen.
e) På generalforsamlingen vil kassereren forklare begrundelse for ændringer i budget, der skyldes, at HØF sparer for meget op på gadevedligeholdelse, nu da vi ikke længere har ansvar for hele gaden. HØF bør stile efter at have en sum stående som opsparing i tilfælde af, at der er brug for penge til renovering af midterstykkerne på et tidspunkt. Det er ikke meningen, at opsparingen skal vokse. Fordelingen mellem opsparing og drift er et punkt på dagsorden til vedtagelse. Den enkelte husejeres kontingent for 2023 ændres ikke.
f) Tilslutningen af vand i Webersgade betyder, at opsparingen forbliver uændret i 2023 og sandsynligvis bortfalder derefter. Det vil blive et beslutningspunkt på næste års generalforsamling. JH mener, at det er vigtigt, at HØF engagerer sig i tilslutningsprojektet til de enkelte huse ved at sørge for en samlet enterprise. Mht. Webersgades husejere skal alle deltage i projektet, da den gamle vandforsyning nedlægges. HØF skal have en kvittering fra hvert enkelt hus om deltagelse.
g) Jens Haldager og Kim Kierkegård har lavet en projektplan for vandrør og budget i version 1. Bestyrelsen bedes kommentere den på første møde efter generalforsamlingen.
h) Praktiske opgaver på generalforsamlingen:
Jesper Linell har booket lokale og har sikret sig, at der er mikrofon. Han henter og afleverer nøgler, stiller møbler op med hjælp af bestyrelsen, sikrer at taleanlægget fungerer mm.
Der er et lærred, men ikke en projektor. Charlotte Mathiassen undersøger, om Helle Brøns projektor kan bruges sammen med hendes PC.
Per Laureng, Rasmus Fehrmann og Jens Haldager aftaler, hvem der skal tage sig af indkøb af drikkevarer mm.
Caroline Wegener Andersen, Gunvor Bjerre, og Helle Brøns står for indskrivning af deltagere.
Alle, der har påtaget sig en opgave skal være i lokalet kl. 18
6. Udsendelse af materiale
Sekretæren sørger for færdiggørelse og kopiering af beretning med bilag, så vel som indkaldelsen med dagsorden og stemmesedler. Dokumenterne skal omdeles til husejerne senest den 19.2. Caroline Wegener Andersen sørger herfor.
7. Eventuelt
– Gunvor Bjerre har endnu ikke haft kontakt med foreningen på den anden side af søen vedr. Sankt Hans arrangement.
– Formanden bestiller slamsugning af brøndene i midterstykket til april. Det er længe siden, det sidst blev gjort. Sidste gang betalte HØF for slamsugning i gaderne i deres fulde udstrækning, hvilket selvfølgeligt ikke er pligtigt mere. HØF skriver til kommunen herom.
– Gunvor Bjerre efterspørger, at vi genindfører en rotationsplan for bestyrelsesmødernes afholdelse ved det første møde efter generalforsamlingen. Man får 600 kroner til afholdelse af mødet mod kvittering, der sendes til Henrik Amfelt.
– Det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 6.3 er aflyst med mindre, der kommer forslag fra husejere, der skal tages stilling til.
– I forbindelse med referat blev det vedtaget, at alle kommentarer til første udkast af referatet skal være referenten i hænde senest en uge efter hun har udsendt det. Det reviderede referat sendes til godkendelse af formanden og derefter til sidste kommentarer og godkendelse af bestyrelse. Kommentarer hertil skal være referenten i hænde indenfor det aftalte tidspunkt, normalt senest en uge efter formandens godkendelse.
– Helle Brøns og Gunvor Bjerre holder op med udgangen af denne bestyrelsesperiode. De takkes begge for deres indsats
Næste bestyrelsesmøde afholdes hos Lars Mortensen, Abildgaardsgade 38.
