I mødet deltog: Jens Haldager, formand, Jens Juels Gade; Gunvor Bjerre, Wilhelm Marstrands Gade; Caroline Wegener Andersen, Høyensgade; Henrik Amfelt, kasserer, Wilhelm Marstrands Gade; Jesper Linell, Wiedeweltsgade; Gitte Cassias, Skovgaardsgade; Lars Oxfeldt Mortensen, Abildgaardsgade; Kim Kirkegaard, Webersgade; Helle Brøns, bestyrelsessuppleant, Jens Juels Gade; Per Laureng, Jens Juels Gade; Charlotte Mathiassen, sekretær, Jens Juels Gade.
Afbud fra: Randi Rix, webredaktør; Rasmus Fehrmann, næstformand, Eckersbergsgade; Tilde Steen Dogan, Eckersbergsgade
Mødet afholdtes hos Henrik Amfelt.
1.-3. Velkommen, dirigent, dagsorden og referent
- Dirigent: Per Laureng
- Referent: Jesper Linell
- Dagsorden: Godkendt med tilføjelse af punkt om referatpraksis.
4. Referatpraksis
Det blev vedtaget at opdatere den gældende praksis for bestyrelsesmødereferater. Den er indtil andet vedtages:
- Referenten rundsender udkast til bestyrelsen inden 2 uger fra mødet med 1 uges frist for kommentarer.
- Referenten indarbejder eventuelle kommentarer og rettelser, og referatet betragtes herefter som godkendt af bestyrelsen.
- Medmindre referenten er foreningens sekretær, sender referenten referatet til sekretæren som distribuerer den færdige version til bestyrelsen inkl. suppleant og hjemmesideredaktør. Desuden færdiggør sekretæren referatet med underskrifter (formandens og referentens) og arkiverer det elektronisk.
5. Præsentation af Charlotte Mathiassen, sekretær
Charlotte fra Jens Juels Gade har meldt sig som interesseret i funktionen som foreningens sekretær og blev budt velkommen. Det aftaltes at der i den følgende uge aftales opgaver og betaling og at ordningen så testes resten af året for at få erfaringer og for at nå frem til en mere endelig opgavebeskrivelse.
Der blev stillet spørgsmålstegn ved udspillet om betaling – kr. 500/timen – som forekom vældig højt. Formand Jens henviste til at beløbet var grundlag for det beløb som generalforsamling 2022 bevilgede til formålet og at det i øvrigt var gængs betaling for sammenlignelige opgaver.
6. Oprydning i arkiv 2022
En større samling papirdokumenter fra adskillige år tilbage vil blive gennemgået af Per Laureng, formand Jens og Rasmus Fehrmann for at identificere dokumenter fra de seneste 5-7 år + eventuelle ældre dokumenter af historisk interesse som skal arkiveres elektronisk. Charlotte opretter filstruktur og scanner de udvalgte dokumenter til arkivering.
Det blev nævnt at der findes standardretningslinjer for arkivering af bestyrelsesmateriale som der må kigges på. Målet er at arkivet er sorteret og scannet før generalforsamling 2023.
7. Økonomi
Kasserer Henrik Amfelt gennemgik foreningens finanser og konstaterede at der i skrivende stund ikke er overraskelser i forhold til budgettet. Der er lidt rigeligt med restancer, men de forventes bragt ud af verden med en rykker. Vi har ca. 1,6 mio. i kassen, heraf ca. ½ mio. som er Webersgades opsparing til vandrørsfornyelse. Dette sidste beløb kan muligvis dække fællesudgifterne ved vandrørsfornyelsen, så generalforsamling 2023 skal beslutte at stoppe Webersgades indbetalinger til vandrørskontoen.
På generalforsamling 2022 blev det vedtaget at forhøje gadebidraget med 33 pct. Det blev i den sammenhæng foreslået at der skulle kigges på en differentieret ordning som tog højde for gadernes forskellige længde/antal huse men samme basisudgifter (fx: et legehus eller et træ koster det samme uanset gadens længde). Henrik fremlagde en omfattende model for differentieret betaling, men forskellene viste sig at ville blive så beskedne at det ikke ville retfærdiggøre det større administrative besvær, så det blev besluttet at indstille til generalforsamling 2023 at køre videre med den hidtidige model: samme gadebidrag pr. hus i alle gader.
8. Webersgades vandrør
Som nævnt i tidligere referater og på generalforsamlinger har Webersgade i modsætning til resten af vores rækker ikke fået udskiftet vandrør. Det er en gammel beslutning at de skal udskiftes, og det trænger sig på, og en mulig model diskuteres pt. med HOFOR. Formand Jens og Webersgades Kim Kirkegaard mødes snarest for at udarbejde en dagsorden og plan for igangsættelse af arbejdet, herunder møde for alle gadens husejere, og de samme to herrer mødes snarest med HOFOR om mulig snarlig aftale og betaling af tilslutningsafgiften. [Efterfølgende: Mødet med HOFOR har fundet sted, og der er aftalt en plan for møder og beslutninger. Der vil til generalforsamling 2023 foreligge et beslutningsforslag om finansiering, arbejdsplan, beslutningsplan og den endelige løsning for vandrørsudskiftningen].
9. Mailadressen formanden@kartoffelraekkerne nedlægges…
… thi den har været udsat for heftige og ubehagelige spamangreb. Formandens kontaktmail bliver snarest ændret på foreningens hjemmeside.
Der oprettes en mailadresse til sekretariatet.
10. Digitalt arkiv
Der arbejdes stadig med oprettelse af et digitalt arkiv som kan tilgås af bestyrelse og gaderepræsentanter. Målet er at det skal køre til marts 2023.
11. Uafsluttet rottesag
I et enkelt tilfælde er en rottesag foreningens ansvar: en blind kloakledning i Skovgaardsgade er aldrig blevet korrekt sløjfet. Det bliver den snarest. I de allerfleste tilfælde er rotteproblemer enten HOFORs eller husejerens hovedpine (før/efter enmeterbrønden).
12. Arrangementer på tværs af gaderne
Helle Brøns redegjorde i næstformandens fravær:
- Tilslutningen til sankthansaften ved søen var overvældende og kalder i den grad på gentagelse. På grund af det massive fremmøde gav arrangementet måske ikke anledning til særlig meget på tværs af gaderne, men svært hyggeligt var det.
- Helle arbejder på et arrangement i samarbejde med Statens Museum for Kunst og museumsinspektør Peter Nørgaard Larsen som er ekspert på guldaldermalerne – som har givet navn til flere af vores gader. Der satses på en foredragsaften på SMK til april 2023.
- Kun én har meldt tilbage om at ville være med til at arrangere fodbold på tværs af gaderne. Vi forsøger med endnu en mobilisering.
- Forslaget om et børne-luciaoptog gennem gaderne blev droppet. Ikke fordi det ikke kunne være svært hyggeligt, men det blev ikke betragtet som realistisk at arrangere noget sådant i december hvor alle, ikke mindst børneforældre, er 100 pct. booket af allehånde arrangementer.
13. Rækkernes 150-årsjubilæum i 2023
Det skal undersøges om og hvordan Bogen om Kartoffelrækkerne kan genoptrykkes, og formand Jens kontakter de tre små foreninger for at høre om de har planer og om vi skal lave noget sammen. Helle kontakter Eks-skolens forlag og spørger hvad et faksimile genoptryk vil koste. Per Laureng kontakter hovedforfatter Olaf Harsløf om rettigheder til bogen [Efterfølgende: Olav Harsløf synes genoptryk er en god idé]. Derefter kontakter Gunvor efterskriftforfatter Esben Ørberg om det samme.
14. Hegn om containere
Kommunen har som omtalt i tidligere referater, gang i etablering af et stort antal opsamlingspunkter til kildesortering. Der er udsigt til at containerne for enden af vores gader forsvinder, så planerne om at udarbejde forslag til afskærmning sættes på pause indtil vi ser hvad der sker. Vores folk i Lokaludvalget for indre by følger sagen og melder tilbage.
15. Mødeplan
12. september 2022, forretningsudvalgsmøde – forberedelse af bestyrelsesmøde
19. september 2022, 19:30, ekstraordinært bestyrelsesmøde uden fast dagsorden hos Jens, JJ 5 – særlige emner om fremtiden
7. november 2022, 19:30, forretningsudvalgsmøde hos Jens, JJ 5 – forberedelse af bestyrelsesmøde
14. november 2022, 18:00, bestyrelsesmøde hos Helle, JJ 45 – efterfulgt af julemiddag 19:30
9. januar 2023, forretningsudvalgsmøde – primært om generalforsamling
16. januar 2023, 19:30, bestyrelsesmøde hos Gunvor, WM 13 – primært om generalforsamling
30. januar 2023, forretningsudvalgsmøde – forberedelse af bestyrelsesmøde
6. februar 2023, 19:30 bestyrelsesmøde hos Per, JJ 38 – generalforsamlingsmateriale skal godkendes
20. marts 2023, 19:00, generalforsamling i Esajaskirkens Krypt.
16. Eventuelt
Der planlægges et møde i oktober med Teknik- og Miljøforvaltningen vedrørende den generelle byggesagsbehandling. Forvaltningens praksis er svingende, og vi har brug for forudsigelighed. Mødet skal i givet fald være i regi af Kartoffelrækkernes Fællesudvalg.
